Spółka z o.o. zmienia siedzibę i adres: od kiedy stosować nowe dane na fakturach i w umowach, jeśli KRS jeszcze nie wpisał zmiany?

Przy zmianie siedziby (inna gmina) kluczowy jest wpis w KRS — dopóki go nie ma, w rejestrze formalnie „żyją” stare dane i tymi danymi większość firm się posługuje w stopce, na fakturach i w umowach. W praktyce często robi się tak, że na fakturze zostaje adres z KRS, a nowy podaje się jako adres do korespondencji/dostaw, żeby listy i przesyłki nie ginęły. W umowach też da się wpisać dane rejestrowe jak w KRS, a obok dodać informację, że spółka złożyła wniosek o zmianę siedziby i wskazać nowy adres do doręczeń. Jak wpis w KRS już wejdzie, wtedy dokumenty przechodzą na nowe dane „od wpisu” i temat się zamyka. Przy 150 fakturach miesięcznie różnica robi się głównie praktyczna: kontrahenci i kurierzy patrzą na adres, a księgowość na zgodność z rejestrem. Jeśli macie pieczątki/stopki, to można je ustawić tak, żeby przez ten czas widniały oba adresy (stary jako rejestrowy, nowy jako korespondencyjny). Z ciekawości: zmieniacie siedzibę w umowie spółki (miejscowość), czy tylko sam adres ulicy?

Co do zasady w obrocie liczą się dane ujawnione w KRS, więc na fakturach i w umowach dałbym jeszcze adres „stary”, a nowy co najwyżej dopisał jako adres do korespondencji do czasu wpisu. Zmieniacie tylko adres, czy też faktycznie siedzibę (miejscowość) w umowie spółki?

W spółce z o.o. „siedziba” (miejscowość/gmina) i adres w rejestrze są danymi ujawnianymi w KRS, a przy zmianie do innej gminy co do zasady liczy się moment wpisu w KRS – dopóki go nie ma, w obrocie formalnie widnieją stare dane. To nie znaczy, że nie da się już używać nowego adresu do korespondencji czy w stopkach, tylko w dokumentach „twardych” (umowy, faktury) robi się wtedy bałagan, bo kontrahent widzi jedno w rejestrze, a drugie na papierze. W praktyce wiele firm wpisuje na fakturze adres faktycznego miejsca prowadzenia działalności, ale jeśli w Waszym przypadku zmienia się też adres spółki ujawniany w KRS, to bezpieczniej komunikacyjnie jest trzymać na fakturach i w umowach dane zgodne z aktualnym wpisem, a nowy adres podawać jako adres do korespondencji/odbioru. Przy umowach często da się też wpisać obie informacje: aktualny adres z KRS + „adres do doręczeń” na nowy, i dopisać, że trwa postępowanie rejestrowe. Jak już KRS wpisze zmianę, od tej daty standardowo przechodzicie na nowe dane wszędzie, a wcześniejsze faktury wystawione na stary adres zwykle nie wymagają żadnych korekt, jeśli NIP i reszta danych są poprawne. Sprawdźcie jeszcze, czy przy zmianie gminy nie zmienia Wam się właściwość urzędu skarbowego/ZUS i czy złożyliście aktualizacje (to jest osobna ścieżka niż sam KRS). To przeniesienie jest w ramach tej samej miejscowości, czy faktycznie zmienia się siedziba (miejscowość) wpisywana do KRS?